Plan Komunikacji

Opublikowano: 18 sierpnia 2016


Plan Komunikacji  – LSR na lata 2014-2020

 

Komunikacja w procesie tworzenia i wdrażania lokalnej strategii rozwoju jest warunkiem nieodzownym w osiąganiu założonych efektów. Podstawowym warunkiem w planowaniu skutecznej komunikacji jest jej obustronność, a więc komunikacja na linii LGD – społeczności lokalne –LGD. Takie podejście pozwala na pozyskiwanie informacji zwrotnej i służy transparentności działań LGD, co jest niezwykle ważne w budowaniu zaufania do LGD, która w swej działalności korzysta ze środków publicznych.

 

 

1. Cele działań komunikacyjnych

 

Celem ogólnym działań komunikacyjnych jest promowanie LSR oraz wsparcie realizacji celów określonych w LSR przez zachęcenie potencjalnych beneficjentów oraz mieszkańców obszaru LGD do korzystania ze środków z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Działania informujące będą zrealizowane dzięki dostarczeniu mieszkańcom informacji niezbędnych 
w procesie ubiegania się o środki unijne, motywowanie projektodawców i edukowanie ich w obszarze właściwej realizacji projektów oraz upowszechnianie efektów wykorzystania środków z EFRROW na obszarze LGD.

Szczególnego znaczenia nabiera jednak konieczność upowszechniania działań dofinansowanych przez LGD ze środków Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020 i możliwości jakie grupa ta wnosi w rozwój poziomu życia mieszkańców zamieszkujących obszary wiejskie. Rozpoznawalność LGD jako podmiotu, dzięki któremu zrealizowano wiele inwestycji jest niewystarczająca. Dlatego też planowane działania mają na celu nie tylko wzbudzić zainteresowanie oraz zachęcić potencjalnych Beneficjentów do aplikowania o środki, zwiększając liczbę zrealizowanych inwestycji, ale dodatkowo wzmocnić konkurencyjność i atrakcyjność Lokalnej Grupy Działania oraz jej rozpoznawalność. Celem działań jest ponadto utrwalenie i pogłębienie akceptacji i przychylności mieszkańców obszaru Lokalnej Grupy Działania dla istnienia samych funduszy oraz skutków ich działania w gminach.

 

  • Cel ogólny działań informacyjno – promocyjnych jest realizowany poprzez następujące cele szczegółowe:
  •  informowanie i wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków w ramach LSR oraz w procesie realizacji projektów przez profesjonalną informację i pomoc w rozliczaniu projektów,budowanie pozytywnego wizerunku LSR wśród mieszkańców obszaru poprzez
  • informowanie ich o możliwościach dofinansowania oraz o już zrealizowanych w ramach Strategii projektach i bezpośrednich korzyściach wynikających z ich realizacji,zwiększenie poziomu świadomości i wiedzy mieszkańców na temat korzyści z członkostwa w Unii Europejskiej oraz z możliwości jakie wnosi, dzięki napływowi Funduszy Europejskich
  • wzmocnienie pozytywnego wizerunku LGD jako obszaru efektywnie wykorzystującego szanse stwarzane przez członkostwo Polski w Unii Europejskiej,
  • utrwalenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej LGD.

 

Powyższe cele zostaną osiągnięte poprzez intensywne, różnorodne i długofalowe działania informacyjno-promocyjne, których ważnym elementem będą kampanie:

  • informacyjne – adresowane do konkretnych grup potencjalnych Beneficjentów, uprawnionych do korzystania ze środków Unii Europejskiej,
  • promocyjno – wizerunkowe, skierowane do mediów, lokalnej społeczności oraz dotychczasowych i potencjalnych Beneficjentów.

 

 

2. Grupy docelowe i dostosowane do nich narzędzia komunikacyjne

 

Grupy docelowe, do których kierowane będą poszczególne działania komunikacyjne wynikają z LSR
i zapisanego tam celu ogólnego i celów szczegółowych.

Wyróżnić należy pięć podstawowych grupy odbiorców:

Osoby defaworyzowane ze względu na sytuację na rynku pracy – podejmowane działania komunikacyjne w szczególności będą nakierowane na dotarcie do osób defaworyzowanych. W związku z tym wykorzystane zostaną nie tylko działania informacyjne ogólne ale także dotarcie do tych grup poprzez sołtysów  i za pomocą  plakatów. Również współpraca z instytucjami, dzięki którym dotarcie do tych osób będzie łatwiejsze, czyli instytucjami zajmującymi się osobami bezrobotnymi i/lub osobami z niekorzystną sytuacją finansową.
W przypadku osób do 35 roku życia będzie to przede wszystkich interent i media społecznościowe.

Przedsiębiorców i osoby chcące podjąć działalność gospodarczą  – jednym z głównych celów realizacji Strategii jest rozwój lokalnej gospodarki poprzez tworzenie miejsc pracy i rozwój lokalnych przedsiębiorców, dlatego podejmowane działania komunikacyjne będą kierowane szczególnie również

do tej grupy. Dedykowane  spotkania dla przedsiębiorców, wysyłka informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej

Przedstawicieli NGO i JST – współpraca i informowanie przedstawicieli NGO i JST będzie o tyle ważne, że celem jest utrzymanie i rozwój dotychczasowej szerokiej współpracy z tymi instytucjami. Są to z jednej strony partnerzy w różnych działaniach w ramach wdrażania LSR
a z drugiej dzięki realizowanym funkcjom są też „nośnikiem” informacji, która może za ich pośrednictwem dotrzeć do większej ilości ludzi.

Ogół mieszkańców –  należy również traktować jako ważną grupę odbiorców niektórych działań komunikacyjnych. Jednym z głównych celów LSR jest aktywizacja społeczna, w związku z tym szereg podejmowanych działań będzie skierowany do wszystkich mieszkańców. Ważnym zadaniem w ramach tego działania będzie dotarcie (poprzez zróżnicowanie kanałów przekazu, zaangażowanie różnych instytucji i liderów) do osób, które nie mają doświadczenia w udziale w życiu społeczności lokalnej. Informowanie odbywać się będzie poprzez: środki o szerokim zasięgu media lokalne, prasa, ogłoszenia w miejscach spotkań społeczności lokalnej, poprzez sołtysów

Wnioskodawcy – to grupa podmiotów, którzy już złożyli wnioski oraz beneficjenci którzy realizują projekty dofinansowane ze środków EFRROW.

 

 

3. Rodzaje działań i środków komunikacji

 

Zastosowane środki i działania w planie komunikacyjnym uwzględniające  cel LSR i  grupy docelowe wynikają z analizy konsultacji społecznych .

  Wśród działań informacyjnych i promocyjno-wizerunkowych są:

Kampanie informacyjne – będą dotyczyły wybranych celów głównych planu komunikacji. Za kampanię informacyjną uznaje się szereg działań komunikacyjnych podejmowanych w ramach jednego celu, wykorzystujących zróżnicowane środki przekazu.

Badania satysfakcji –badanie satysfakcji odbywać się będzie poprzez uzupełnianie formularzy/ankiet przez beneficjentów (uczestników) wybranych wydarzeń.

Doradztwo indywidualne – prowadzone w biurze LGD doradztwo przez pracowników LGD będzie formą indywidualnych konsultacji spraw związanych z LGD i LSR

Szkolenia w tym spotkania warsztatowe – organizowane spotkania dotyczące możliwości włączenia się we wdrażanie LSR, realizowanie operacji w ramach LSR oraz aktualizacji LSR

Wydarzenia promocyjne – odbywać się będą różne formy imprez i wyjazdów, na których grupy adresatów będą mogli zdobywać wiedzę
i informacje o LGD i LSR

Bieżąca publikacja informacji –pracownicy LGD będą na bieżąco udostępniali informacje poprzez dostępne kanały komunikacyjne Stowarzyszenia oraz partnerów

Ogłoszenia w ramach działań komunikacyjnych zamieszczane będą ogłoszenia i artykuły w mediach lokalnych i ponadlokalnych

Biuletyn, Głos Leadera, plakaty – dodatkowo, LGD będzie wydawała biuletyn, Głos Leadera i plakaty służące rozpowszechnianiu informacji nt. LSR 2014-2020 oraz LGD

 

Natomiast w odniesieniu do komunikacji wewnętrznej ustalono, iż komunikację tę definiują podstawowe dokumenty pracy biura (np. zakresy czynności, umowy cywilnoprawne, regulamin pracy biura) i działalności organów LGD, które zapewnią prawidłowość procesu komunikowania, w tym także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji związanej z procesem, jego monitorowaniem i ewaluacją działań komunikacyjnych.

 

 

4. Zakładane wskaźniki realizacji działań komunikacyjnych oraz efekty działań komunikacyjnych

 

Szczegółowy wykaz wskaźników oraz efektów znajduje się w poniższej tabeli. Są one powiązane z odpowiednimi pozycjami w budżecie LSR (Rozdział VIII). Zastosowane wskaźniki spójne są także ze wskaźnikami działań podejmowanych w ramach aktywizacji społeczności lokalnej, które uwzględnione zostały w matrycy logicznej (Rozdział V) oraz założeniami włączenia społeczności lokalnej w działanie LGD
i wdrażanie LSR (Rozdział II).

 

 

5. Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu

 

Analiza efektywności zastosowanych działań komunikacyjnych i środków przekazu będzie prowadzona poprzez:

  1. Bieżącą analizę liczby uczestników/odbiorców poszczególnych działań. Zebranie poszczególnych danych z prowadzonych działań
    i stosowania środków przekazu będzie odbywało się na podstawie zbieranych przez pracowników LGD informacji (listy uczestników, ankiety satysfakcji, uczestnictwo w wydarzeniach) oraz za pomocą specjalnych pomiarów (liczba odwiedzających stronę, liczba odbiorców danego medium). Dzięki bieżącemu kontrolowaniu tego ilu było odbiorców/uczestników danego działania komunikacyjnego
    i stosowanego środka przekazu, możliwe będzie szybkie reagowanie przez pracowników LGD, Komisję Rewizyjną i Zarząd w celu poprawy jakości realizowanych działań, zmiany realizowanych działań lub rezygnacji z realizowanych w danym zakresie działań. Zakłada się prowadzenie cyklicznych podsumowań półrocznych, w których zbierane dane będą stanowiły podstawę do wydania przez Komisję Rewizyjną opinii na temat skuteczności i efektywności działań. Podejmowane działania będą ponadto prowadzone zgodnie z założeniami planu monitoringu.
  2. Ewaluację prowadzoną w trakcie wdrażania (ewaluacja on-going) – dzięki prowadzonej ewaluacji możliwe będzie zebranie dodatkowych danych dotyczących działalności komunikacyjnej LGD. Zebranie danych po dwóch latach działalności pozwoli na szerokie spojrzenie podejmowane działania pod kątem podstawowych kryteriów ewaluacji. Opis ewaluacji planu komunikacyjnego zawiera rozdział XII LSR. W obu przypadkach, wyniki pokazujące skuteczność prowadzonych działań będą przedstawiane i konsultowane z Zarządem LGD. Zarząd będzie przygotowywał propozycje wprowadzenia zmian i podniesienia skuteczności zaplanowanych działań.

 

 

6. Opis wniosków/opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych, sposobu ich wykorzystania w procesie realizacji LSR

 

Lokalna Grupa Działania będzie podejmowała następujące działania z zakresu pozyskania informacji o funkcjonowaniu LGD i realizacji LSR poprzez:

  • Prowadzenie konsultacji społecznych, warsztatów oraz doradztwa
  • Prowadzenie badań społecznych z zastosowaniem kwestionariuszy ankiet
  • Prowadzenie punktu konsultacyjnego w biurze LGD
  • Możliwość kontaktu z pracownikami LGD bezpośrednio, telefonicznie, mailowo
  • Organizację i uczestnictwo w imprezach wraz z punktem informacji LGD
  • Prowadzenie ankiet Internetowych
  • Prowadzenie monitoringu oraz ewaluacji

 

Pozyskiwane w ten sposób informacje będą poddawane analizie przez pracowników biura, Zarząd, Komisję Rewizyjną, a w określonych przypadkach (np. kiedy ocenie będą poddawane organy LGD i/lub pracownicy biura) ekspertów zewnętrznych, którzy będą przedstawiali wnioski wskazujące konieczność wprowadzenia zmian, aktualizacji. W przypadku wykrycia sytuacji problemowej lub niesatysfakcjonującej akceptacji społecznej któregoś z wymiarów działania LGD i/lub wdrażania LSR, Komisja Rewizyjna LGD po zapoznaniu się z przedstawioną analizą przygotowaną przez odpowiedni podmiot (pracowników lub ekspertów zewnętrznych) lub mieszkańców, jeśli będą miały miejsce skargi bezpośrednie, będzie podejmował kroki naprawcze zgodnie ze schematem zarządzania sytuacją kryzysową:

  1. a) Rozpoznanie problemu
  2. b) Rozpoznanie przyczyn problemu
  3. c) Wprowadzenie niezbędnych zmian/aktualizacji w celu rozwiązania przyczyn problemu (jeśli będzie to konieczne, Komisja Rewizyjna będzie zwoływała zebranie innych organów, aby przeprowadzić procedury zmian zgodnie z założeniami regulaminów)
  4. d) Publikowanie informacji na temat prowadzonego postępowania m.in. na stronie Internetowej LGD

Podobny schemat postępowania będzie obowiązywał w przypadku stwierdzenia wyjątkowej skuteczności zastosowanych metod. Wtedy, do decyzji Komisji Rewizyjnej będzie należało, czy warto wprowadzić zmiany oparte nie na negatywnych doświadczeniach, a pozytywnych wnioskach z prowadzonych analiz.

Ważną zasadą, którą bezwzględnie będzie przestrzegało LGD, jest pełna transparentność i przejrzystość stosowanych zasad i procedur, dlatego również w sytuacji problemowej, zespół LGD (pracownicy, członkowie) będą zobligowani do pełnego informowania o przyjętych rozwiązaniach również w kontaktach bezpośrednich. W związku z tym, LGD będzie upubliczniało wyniki działań w ramach planu komunikacji w sprawozdaniach rocznych zamieszczanych na stronie Internetowej LGD. Dodatkowo, każdorazowo po przeprowadzonych działaniach komunikacyjnych wpisanych w Plan komunikacji będą publikowane na stronie LGD, które będą podsumowywały dane działanie.

 

 

7. Całkowity budżet przewidziany na działania komunikacyjne

 

Lp.

Działania

Szacunkowy koszt w latach 2016 – 2022 (zł)

1

Szkolenia dla pracowników  LGD

30 000,00

2

Szkolenia dla członków Rady

15 000,00

3

Strona internetowa

10 000,00

4

Ogłoszenia w prasie

5 000,00

5

Plakaty, Głos Leadera, biuletyn

25 000,00

6

Spotkania informacyjno-konsultacyjne

20 000,00

7

Wydarzenia promocyjne

15 000,00

8

Doradztwo indywidualne

bezkosztowo

razem

 

120 000,00

 

 

 

8. Plan komunikacji – cele, działania, adresaci i środki /narzędzia komunikacji

 

Termin

Cel komunikacyjny

Działanie komunikacyjne

Adresaci

Środek/narzędzie komunikacyjne

Wskaźniki realizacji działań komunikacyjnych

Planowane efekty działań komunikacyjnych

Cały okres
wdrażania LSR

Poinformowanie lokalnej społeczności o LSR, jej głównych celach, zasadach przyznawania dofinansowania oraz typach operacji, które będą miały największe szanse wsparcia z budżetu LSR

Kampania informacyjna zorganizowana na terenie gmin objętych LSR

Doradztwo indywidualne

Osoby defaworyzowane

Przedsiębiorcy oraz osoby chcące założyć działalność gospodarczą

Przedstawiciele NGO i JST

Ogół mieszkańców

 Komunikacja bezpośrednia

Komunikacja telefoniczna

Komunikacja

e-mailowa

Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i partnerów

Biuletyn LGD

Liczba opublikowanych komunikatów informacyjnych na stronach internetowych LGD i partnerów

Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej

Liczba wydań biuletynu LGD

Liczba spotkań

Poinformowanie społeczności lokalnej o zasadach realizacji LSR

Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości świadczonej pomocy

Zwiększenie zainteresowania mieszkańców działalnością LGD

Cały okres
wdrażania LSR

Utrzymanie dobrego wizerunku i rozpoznawalności LGD

Kampania informacyjna

Wydarzenia promocyjne

Bieżące publikacje informacji

Wydawnictwa i publikacje

Ogół mieszkańców

Ogłoszenia w lokalnych mediach

Stoiska informacyjne

Mailing do potencjalnych wnioskodawców

Strona internetowa LGD i partnerów

Wydawnictwa promocyjne

Impreza promocyjna

Biuletyn LGD

Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach

Liczba potencjalnych wnioskodawców do których zostały wysłane informacje mailingiem

Liczba zamieszczonych ogłoszeń na stronie internetowej LGD i partnerów

Liczba wydanych wydawnictw promocyjnych

Liczba imprez promocyjnych

Liczba wydanych biuletynów LGD

Wzrost liczby mieszkańców rozpoznających LGD

Wzrost liczby mieszkańców znających założenia funkcjonowania LGD i wdrażania LSR

Pozytywna ocena działalności LGD na rzecz rozwoju lokalnego wśród społeczności lokalnej

2016/2017/
2018/2019/
2020

Poinformowanie potencjalnych beneficjentów o terminach, trybie i procedurze ogłoszonych naborów, puli środków przeznaczonych na dofinansowanie operacji, dokumentach niezbędnych w procesie aplikowania oraz poszczególnych kryteriów oceny używanych przez Radę LGD

Kampania informacyjna

 

Doradztwo indywidualne

Osoby defaworyzowane

Przedsiębiorcy oraz osoby chcące założyć działalność gospodarczą

Przedstawiciele NGO i JST

 Komunikacja bezpośrednia

Komunikacja telefoniczna

Komunikacja

e-mailowa

Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i partnerów

Ogłoszenia w lokalnych mediach

Mailing do potencjalnych wnioskodawców

Liczba udzielonego doradztwa indywidualnego w biurze LGD w formie bezpośredniej lub pośredniej

Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej

Liczba opublikowanych postów na stronie LGD  i partnerów

Liczba ogłoszeń w lokalnych mediach

Liczba potencjalnych wnioskodawców do których zostały wysłane informacje mailingiem

Poinformowanie potencjalnych wnioskodawców o możliwościach, technicznych aspektach realizacji i składania wniosków na operacje w ramach budżetu LSR

 

Zwiększenie zainteresowania mieszkańców działalnością LGD

2016/2017/
2018/2019/
2020

Uzyskanie informacji zwrotnej nt. oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie.

 Badanie satysfakcji wnioskodawców dotyczące jakości pomocy świadczonej przez LGD na etapie przygotowania wniosków o przyznanie pomocy

Osoby defaworyzowane

Przedsiębiorcy oraz osoby chcące założyć działalność gospodarczą

Przedstawiciele NGO i JST

Ankiety w wersji elektronicznej rozesłane na adresy e-mail wnioskodawców

Ankiety rozesłane do wnioskodawców (zakończonych konkursów)

Zwrot ankiet

2016/2017/
2018/2019/
2020

Aktualizacja LSR

Spotkania warsztatowe

Ogół mieszkańców

w tym członkowie grupy roboczej powołanej w ramach przygotowania LSR

Osoby defaworyzowane

Przedsiębiorcy oraz osoby chcące założyć działalność gospodarczą

Przedstawiciele NGO i JST

Komunikacja bezpośrednia

 

 

Komunikacja e-mailowa

 

Komunikacja za pośrednictwem strony internetowej LGD i partnerów

Liczba zorganizowanych spotkań w formie bezpośredniej

 

Włączenie społeczności i zwiększenie zainteresowania mieszkańców działalnością LGD

2019 i 2020

Poinformowanie lokalnej społeczności o efektach z realizacji LSR w latach 2016-2018

Wydawnictwa i publikacje

 

Wydarzenia promocyjne

Osoby defaworyzowane

Przedsiębiorcy oraz osoby chcące założyć działalność gospodarczą

Przedstawiciele NGO i JST

Ogół mieszkańców

Foldery i broszury promocyjne

 

Imprezy promocyjne

 

Wizyty studyjne do wnioskodawców, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR

Liczba wydanych folderów i broszur promocyjnych

Liczba osób zaproszonych na imprezę promocyjną przygotowaną przez LGD w charakterze wystawców

Liczba zaproszonych gości na wizyty studyjne do wnioskodawców, którzy zrealizowali operacje w ramach LSR

Wzrost wiedzy społeczności lokalnej nt. realizowanych wokół nich projektów

Podwyższenie świadomości dot. działalności LGD

Pobudzenie społeczności lokalnej do włączenia się w realizację LSR