Wystawianie faktur w KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) – duże podmioty,

od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników, czyli większość organizacji, które mają fakturującą działalność,

od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty – te organizacje, które mają bardzo drobną aktywność fakturującą (np. pojedyncze faktury do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 000 zł).

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dotyczy również organizacji pozarządowych. Fundacje, stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich i ochotnicze straże pożarne będą musiały stosować KSeF, jeśli prowadzą działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową i wystawiają faktury.

Kiedy organizacje pozarządowe nie będą musiały korzystać z KSeF

To czy dana organizacja będzie lub nie musiała korzystać z nowego systemu zależy od prowadzonej przez nią działalności. Z KSeF nie trzeba korzystać m.in. przy:

Transakcjach, które nie podlega VAT. Dotacje, darowizny i subwencje, które nie stanowią wynagrodzenia za usługę, nie podlegają VAT — nie wystawia się do nich faktur ani nie wprowadza ich do KSeF. To samo dotyczy składek członkowskich przeznaczonych na cele statutowe.

Działalności zwolnionej z VAT (art. 43 ustawy o VAT). Usługi m.in. edukacyjne, kulturalne czy medyczne, jeśli spełniają warunki z art. 43, nie wymagają faktur w KSeF. Pamiętaj o spełnieniu ustawowych kryteriów zwolnienia.

Fakturach uproszczonych. Paragony z NIP do 450 zł (100 euro) traktowane jako faktury uproszczone nie muszą być wprowadzane do KSeF.

Transakcjach zagranicznych. Faktury dotyczące czynności poza terytorium Polski (np. eksport) nie podlegają wprowadzaniu do KSeF.

Korzyści stosowania KSeF dla organizacji pozarządowych

Pomimo wielu wyzwań związanych z KSeF, jego wdrożenie może przynieść organizacjom pozarządowym szereg korzyści, zwłaszcza w zakresie porządkowania i automatyzacji księgowości. KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując konieczność prowadzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System, w momencie wystawiania automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek i eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów. Wszystkie faktury mają ten sam, ustrukturyzowany format (XML), co znacznie ułatwia i przyspiesza ich przetwarzanie i importowanie do systemów księgowych.

KSeF automatycznie przekazuje faktury do Urzędu Skarbowego, co zastępuje obowiązek generowania plików (JPK_FA) dla dokumentów wystawionych w systemie i przyspiesza obieg danych. Dodatkowo organizacje, które są czynnymi podatnikami VAT mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT o 20 dni (z 60 do 40 dni) z uwagi na szybszy obieg dokumentów i dostępność danych dla Urzędu Skarbowego, ponieważ faktury są automatycznie przesyłane do Urzędu Skarbowego.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację do wystawiania faktur, co jest szczególnie ważne dla mniejszych organizacji pozarządowych.

Można RÓWNIEŻ przeszkolić zespół z nowych procedur wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Warto w tym zakresie skorzystać z aplikacji testowej KSeF, aby przećwiczyć cały proces przed obowiązkowym terminem, a także wziąć udział w cyklu bezpłatnych szkoleń „Środy z KSeF” (link do terminarza spotkań – https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksefotwiera się w nowej karcie ), podczas, których poznasz podstawowe informacje oraz praktyczne aspekty korzystania z KSeF. Spotkania odbywają się środy – zarówno stacjonarnie, jak i on-line – aby każdy mógł wziąć udział w dogodnej formie.

Przed rozpoczęciem korzystania z systemu koniecznie uporządkuj dane. Zweryfikuj je i ujednolić, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF.

Źródło: ngo.pl. „Krajowy System e-Faktur. O czym powinny wiedzieć organizacje pozarządowe?”.