Główne wyzwania i ryzyka 
Wdrożenie KSeF wiąże się z wyzwaniami, na które NGO powinny się przygotować
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów. NGO będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia – Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online i Aplikację Mobilną KSeF.Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.Wdrożenie KSeF wymaga również przekształcenia dotychczasowego obiegu dokumentów i procedur księgowych w organizacji. Faktury będą uznawane za wystawione dopiero w momencie nadania im numeru KSeF. Nadanie numeru KSeF jest jedną z metod potwierdzenia skutecznego przyjęcia faktury do systemu.Trzeba pamiętać o konieczności nadania odpowiednich uprawnień pracownikom do wystawiania i odbierania faktur oraz zapewnienie im dostępu do metod uwierzytelniania (np. Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny). Brak możliwości anulowania. Faktury, które zostały przesłane do KSeF i otrzymały numer, nie mogą być anulowane lub edytowane. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą.Obsługa i dołączanie do faktur załączników. System KSeF akceptuje tylko załączniki w formie ustrukturyzowanej (XML). Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG), będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF, mailowo lub w inny uzgodniony sposób.Jak się przygotować do wdrożenia KSeF w Twojej organizacji pozarządowej
Nie warto czekać, wcześniejsze przygotowanie i zapoznanie się z systemem jest kluczowe, by uniknąć problemów po wejściu w życie obowiązku.
Zacznijcie od zweryfikowania i ustalenia, w jakich sytuacjach Twoja organizacja wystawia faktury (np. sprzedaż biletów, usługi edukacyjne, najem) i czy korzysta z zwolnień (podmiotowych lub przedmiotowych). Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF i zaplanuj ewentualne wdrożenie nowych narzędzi (w tym darmowej aplikacji oferowanej przez Ministerstwo Finansów). Następnie zdecyduj, kto w organizacji będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur oraz do zarządzania tymi uprawnieniami. Upewnij się, że wyznaczone osoby posiadają niezbędne narzędzia do uwierzytelniania (Profil Zaufany, e-podpis).
UWAGA 
Istnieje możliwość wzięcia udziału w cyklu bezpłatnych szkoleń „Środy z KSeF” (link do terminarza spotkań – https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksefotwiera się w nowej karcie ), podczas, których poznasz podstawowe informacje oraz praktyczne aspekty korzystania z KSeF. Spotkania odbywają się środy – zarówno stacjonarnie, jak i on-line – aby każdy mógł wziąć udział w dogodnej formie.
Istnieje możliwość wzięcia udziału w cyklu bezpłatnych szkoleń „Środy z KSeF” (link do terminarza spotkań – https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksefotwiera się w nowej karcie ), podczas, których poznasz podstawowe informacje oraz praktyczne aspekty korzystania z KSeF. Spotkania odbywają się środy – zarówno stacjonarnie, jak i on-line – aby każdy mógł wziąć udział w dogodnej formie.Źródło: ngo.pl. „Krajowy System e-Faktur. O czym powinny wiedzieć organizacje pozarządowe?”.
Projekt „Dolnośląska Kuźnia III Sektora” – wspieramy organizacje społeczeństwa obywatelskiego na obszarach wiejskich Dolnego Śląska! współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
